Archiwizacja akt przez podmioty zewnętrzne – jak znaleźć odpowiedniego wykonawcę?

Firmy oferujące archiwizację dokumentów powinny działać naprawdę rzetelnie i stosować się do zasad bezpieczeństwa. Dla pewności warto zweryfikować, czy rzeczywiście właśnie z takim podmiotem mamy do czynienia. Jak poznać, że znaleźliśmy dobrego podwykonawcę?

Tanie archiwizowanie akt

Co oczywiste, dla wielu klientów ważna jest cena usługi. Nie ma nic złego w poszukiwaniu sposobów na oszczędności, szczególnie że da się znaleźć ekspertów, oferujących archiwizowanie akt po przystępnych warunkach cenowych. Ważne jest jednak to, by nie kierować się jedynie tym kryterium. Najlepiej będzie zweryfikować także jakość oferowanych usług. Znalezienie takiego połączenia może wymagać czasu, ale gra warta jest świeczki.

Archiwizowanie akt przez podmioty zewnętrzne – co warto sprawdzić?

1. poznaj dokładnie ofertę firmy

To pierwszy, podstawowy i oczywisty krok, ale zdarza się, że nie poświęcamy mu wystarczającego czasu. Informacje tego typu nie tylko pozwolą nam zyskać wgląd w to, jak wgląda archiwizacja akt. Dowiemy się także, co jeszcze proponuje dany usługodawca. W praktyce wiele firm decyduje się współpracować z zewnętrznym podmiotem i w zakresie archiwizowania, i w zakresie innych usług, takich jak np. przechowywanie, digitalizowanie czy utylizacja.

2. sprawdź, co w praktyce oznacza troskę o bezpieczeństwo

Prawdopodobnie wszystkie firmy, na które się natkniesz, będą zachęcać tym, że w najwyższym stopniu zadbają o bezpieczeństwo Twojej dokumentacji. Zanim zaufamy konkretnemu specjaliście, wejdźmy głębiej w ten temat i sprawdźmy, co rzeczywiście oznacza takie podeście. Najprościej będzie przekonać się, jakie konkretne normy i standardy spełnia firma. Rzetelne, godne zaufania podmioty bezpośrednio informują o takich kwestiach na swojej stronie internetowej.

3. sprawdź, kto wykonuje archiwizowanie akt

Niektórym może się wydawać, że porządkowanie dokumentów nie wymaga szczególnej wiedzy. Prawda przedstawia się jednak inaczej. Nasze przyszłe archiwum nie będzie w pełni funkcjonalne, jeśli podczas porządkowania złamane zostaną najważniejsze zasady i standardy panujące w archiwistyce. To dlatego powinniśmy upewnić się, jakie kompetencje i doświadczenie ma firma.

W ten sposób działa m.in. firma Destroy&Recycling.

Co jeszcze może okazać się ważne?

Archiwizacja akt to istotny obowiązek i nie warto powierzać go pierwszej lepszej firmie. Wyjdziemy na tym lepiej, jeśli rzeczowo zweryfikujemy potencjalnego usługodawcę. Przydatne mogą się okazać m.in. opinie dotychczasowych klientów, szczególnie oficjalne referencje.