Efewktywne prowadzenie biznesu

Ilość informacji przetwarzanych w organizacji w ciągu jednego dnia jest ogromna i ciągle rośnie. Faktury, wnioski, podania, raporty, sprawozdania tworzą stosy papieru, który często musi być przetransportowany nawet na duże odległości i do wielu użytkowników. Przesyłanie papierowych dokumentów jest zatem mało efektywne – dużo kosztuje, pochłania czas, wymaga magazynowania. Ponadto obarczone jest relatywnie dużym ryzykiem – dokumenty po drodze mogą zaginąć albo ulec zniszczeniu, najczęściej nie wiadomo, kto do nich zagląda i gdzie są przechowywane. Złudne jest przekonanie, że to, co w papierze opatrzone pieczątką i podpisem jest trwalsze i ważniejsze niż informacja uzyskana drogą elektroniczną. Dlatego warto pomyśleć o uproszczeniu obiegu dokumentów i stać się e-organizacją.

Przejście na elektroniczny obieg informacji pozwala:

sprawnie przekazywać dokumenty bez konieczności osobistego dostarczania papierowej wersji (także między różnymi lokalizacjami),
zwiększyć bezpieczeństwo przekazywanych informacji – wyeliminowanie ryzyka ich utraty w drodze do adresata oraz znana lista osób, które zapoznały się z zawartością dokumentu lub go zmieniły w uzgodniony sposób,
uporządkować dokumentację i gromadzić ją w jednym miejscu,
zautomatyzować obieg dokumentów – przekazywanie dokumentów zgodnie z wyznaczoną ścieżką i bez konieczności ingerencji pracowników,
przyspieszyć podejmowanie decyzji – akceptowanie lub odrzucanie wniosków i podejmowanie odpowiednich działań.

W e-organizacji elektroniczny obieg informacji przebiegać może identycznie jak obieg tradycyjny; to znaczy z zachowaniem dotychczasowych reguł i zasad akceptacji dokumentów, ścieżek obiegu i praw dostępu.

Obszary działania e-obiegu informacji

Elektroniczny obieg dokumentów obejmuje trzy ważne aspekty działalności firmy:

obsługę kontaktów – pism przychodzących i wychodzących związanych z komunikacją z klientami, kontrahentami i innymi podmiotami środowiska wewnętrznego i zewnętrznego,
obsługę zakupów – automatyczny obieg faktur i informacji o wydatkach czy zapotrzebowaniu zakupowym, co pozwala stale kontrolować budżet firmy, wspiera proces zamówień publicznych, umożliwia weryfikację zapotrzebowania na gotówkę w oparciu o dokumenty, które jeszcze nie osiągnęły statusu “przyjęty” i “zatwierdzony”,
obsługę pracowników – sprawniejsza obsługa wniosków pracowniczych, informacji o zwolnieniach, urlopach, a także rozliczanie delegacji, zaliczek itp.

Stając się e-organizacją, firma zaczyna działać prężniej i bardziej ekonomicznie. Pracownicy sprawniej realizują powierzone im zadania. Mogą szybko uzyskać dostęp do potrzebnej dokumentacji i podzielić się nią z zespołem, jak również mogą oczekiwać na decyzje przełożonych, składając wnioski w sposób elektroniczny i uzyskując akcept w ten sam sposób. Będąc e-organizacją firma dba o to, by pracownicy nie tracili czasu na często zbędne procesy administracyjne. Specjaliści nie muszą przyjeżdzać do firmy, zdobywać podpisów i pieczątek, by osiągnąć decyzje w swoich sprawach. Zaoszczędzony w ten sposób czas mogą poświęcić na operacje biznesowe budujące wartość firmy. Ponadto e-obsługa dokumentów to znaczące oszczędności w zakresie archiwizacji i szansa na wyeliminowanie błędów komunikacyjnych w obiegu informacji. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firma uzyskuje wzrost efektywności pracy liczonej wartością przychodów czy liczby wypracowanych dla klientów godzin przy wykorzystaniu podobnych – w zakresie ilości – zasobów. Stając się e-organizacją, firma zwiększa efektywność realizacji swoich celów biznesowych.