Czym jest i co powinna zawierać umowa o poufności?

Często w procesie restrukturyzacji zachodzi konieczność podpisania porozumienia gwarantującego zachowanie poufności. Umowa taka to Umowa o zachowaniu poufności – NDA (Non Disclosure Agreement).

Umowę tą można zdefiniować jest porozumienie (oświadczenie) zawierane najczęściej przez strony negocjacji w celu zagwarantowania sobie wzajemnego przestrzegania poufności przekazywanych informacji i danych przez oznaczony pomiędzy stronami okres.

Zastrzeżenie poufności (umowa o poufności) w ramach opisywanej umowy może być jednostronne (gdy jedna strona jest przekazującym informacje, a druga zobowiązuje się do poufności, bądź dwustronna (obie strony są zobowiązane do zachowania w poufności otrzymywanych informacji). Mimo, że oświadczenie składane jest przez jedną stronę będzie stanowiło o powstaniu zobowiązań pomiędzy stronami, o ile oświadczenie zostanie dostarczone do adresata i ten (nawet poprzez fakty dokonane) je przyjmie.

Obok standardowej formy umowy może również mieć postać listu o poufności (jednostronnego oświadczenia zakomunikowanego drugiej stronie), bądź klauzuli w umowie.

Umowa o poufności najczęściej zawiera:
zakres (rodzaj informacji objętych poufnością) – ważne, żeby być maksymalnie dokładnie określony w treści umowy; można również pewien zakres informacji wyłączyć z zakresu umowy (np. wiadomości powszechnie znane, podane do wiadomości publicznej, wynikające z oficjalnych źródeł),
okres obowiązywania (najczęściej jest dłuższy o kilka, kilkanaście miesięcy niż trwające między stronami negocjacje),
inne prawa i obowiązki stron (np. techniczne ustalenia co do sposobu przekazywania informacji, osoby odpowiedzialne, postępowanie z kopiami dokumentów),
odpowiedzialność za naruszenie umowy (również w postaci zastrzeżenia kary umownej, tj. kwoty płatnej na wypadek naruszenia umowy przez stronę),
możliwość wypowiedzenia (rozwiązania) umowy.

Dla celów dowodowych umowa powinna być sporządzona na piśmie oraz podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji stron. Warto sprawdzić, czy osoba podpisująca taką umowę może reprezentować waszego kontrahenta. O sposobach na sprawdzenie wiarygodności kontrahenta napiszemy wkrótce.

W przypadku, gdy szersza grupa osób będzie miała dostęp do informacji, warto wskazać to w umowie, rozszerzając odpowiedzialność strony również o osoby będące jej pracownikami i współpracownikami.