Brak podpisu na fakturze – czy jest to błędem?

W obecnych czasach w obiegu gospodarczym funkcjonują zarówno niepodpisane faktury, jak i te zaopatrzone w podpisy i pieczątki obi stron danej transakcji. Niemniej jednak coraz częściej przedsiębiorcy korzystają z funkcji elektronicznego obiegu faktur, która nie ma możliwości podpisania się na dokumencie. Taki stan rzeczy jednakże wzbudza wątpliwości u niektórych przedsiębiorców, ponieważ nie są oni pewni czy posiadanie przed nich niepodpisanej bądź niepodpisanej w pełni faktury jest zgodne z przepisami. 

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Zgodnie z artykułem 106e ustęp 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• numer, który został nadany w ramach jednej lub więcej serii, weryfikujący w jednoznaczny sposób fakturę
• imiona i nazwiska bądź nazwy podatnik i nabywcy towarów wraz z usługa i ich adresami;
• numer, który identyfikuje podatnika na potrzebny podatku;
• numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług za potrzeby podatku bądź podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał usługę/towar;
• datę dodania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, może to być również data otrzymania zapłaty (mówi o tym art 106b ustęp 1 punkt 4) ;
• nazwę/rodzaj usługi lub towaru;
• miarę i ilość towarów, które zostały dostarczone lub wykonane;
• cenę jednostkową netto towaru/usługi, bez kwoty podatku;
• kwoty wszystkich naliczonych obniżek i rabatów;
• wartość sprzedaży netto wszystkich dostarczonych towarów/usług, które zostały objęte transakcją;
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto, uwzględniając podział na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatki oraz sprzedaż, która jest zwolniona z od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Niemniej jednak wyżej wymieniony katalog jest to katalog otwarty, co oznaczam że oprócz powyższych danych, osoba wystawiająca fakturę może umieścić na niej dodatkowe elementy takie jak podpisy czy pieczątki.

Brak podpisu na fakturze – błąd czy nie?

Z racji, że przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z funkcji elektronicznego obiegu faktur, która jest dostępna w programie do faktur, coraz częściej na tym dokumencie brakuje podpisu. W związku z tym wiele osób zadaje sobie pytanie czy taka faktura jest kompletna. Od 2004 roku kontrahenci nie są zobowiązani do podpisywania wystawionych i otrzymanych faktur. Ponadto nie ma już żadnego obowiązku, aby umieszczać na fakturze firmowej pieczątki. Odpowiadając na tytułowe pytanie – brak podpisu na fakturze nie jest błędem. Ta zmiana w przepisach była wynikiem przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej. Należało wtedy zsynchronizować krajowe przepisy z przepisami wspólnotowymi.

Podsumowując

Reasumując brak podpisu na fakturze w żadnym wypadku nie jest błędem. Na tym dokumencie nie muszą znajdować się podpisy wystawców ani odbiorcy razem z ich firmowymi pieczątkami. Jeżeli faktura bez podpisów zawiera wszystkie wymienione powyżej elementy, jest w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami dowodem księgowym. Taka faktura nie różni się w żadnej sposób od faktury, na której widnieje podpis czy też pieczątka. Niemniej jednak jeżeli strony wchodzą na drogę sądową podpis na fakturze może mieć minimalne znaczenie dla przebiegu całej sprawy sądowe.