Niszczenie dokumentów – kogo dotyczy?

Utylizacja dokumentów to czynność, o którą musi zadbać każda firma. W żadnym przedsiębiorstwie nie brakuje przecież akt, zawierających delikatne dane. Mogą to być firmowe sekrety i inne informacje, którymi, jako przedsiębiorstwo, po prostu nie chcemy dzielić się z otoczeniem. Są to także akta zawierające informacje o pracownikach i klientach.

Jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów i kto powinien je przeprowadzić

W przepisach nie znajdziemy dokładnej informacji na temat tego, czy musimy samodzielnie zadbać o brakowanie dokumentów i przeprowadzić niszczenie, czy może utylizacja dokumentów powinna zostać powierzona profesjonalnemu zewnętrznemu podmiotowi. To nasza decyzja. Należy ją podjąć po przeanalizowaniu ewentualnego ryzyka i zastanowieniu się, czy rzeczywiście jesteśmy w stanie samodzielnie zatroszczyć się o bezpieczeństwo informacji. W wielu sytuacjach okazuje się bowiem, że to wcale nie jest takie łatwe.

Problemem może okazać się np. niszczenie dokumentacji w przypadkach, gdy zbiory są naprawdę bardzo obszerne. Ogromne firmy generują zatrważające ilości akt i można jedynie sobie wyobrazić, jak długi i problematyczny byłby proces utylizacji z pomocą zwykłej biurowej niszczarki. Specjaliści oferujący niszczenie dokumentów mają spore doświadczenie w obsługiwaniu takich dużych klientów. Ich infrastruktura – pojazdy oraz sprzęt niszcząc – są przystosowane do obsługiwania takich zleceń. To nie znaczy jednak, że po profesjonalne niszczenie dokumentacji sięgają tylko tacy klienci. Czasem bowiem samodzielna utylizacja może być problemem z powodu braku miejsca. W końcu by zniszczyć akta, trzeba najpierw je namierzyć, następnie przeprowadzić brakowanie dokumentów, użyć odpowiedniego sprzętu, a potem w bezpieczny sposób pozbyć się resztek. Warto zaznaczyć, że w obu przypadkach do skorzystania z profesjonalnego niszczenia mogą zachęcić również inne kwestie. Jedną z najważniejszych jest bezpieczeństwo i wygoda.

Niszczenie dokumentacji z profesjonalistami – zyskaj pewność, że nikt nie odzyska Twoich danych

Podmioty proponujące swoim klientom zaawansowane niszczenie dokumentów wiedzą, w jaki sposób zadbać o proces, by całkowicie wykluczyć ryzyko wycieku informacji. O ich tajność dbają na każdym etapie, a więc podczas:

1. odbioru dokumentów od klienta i pakowania akt do bezpiecznych pojemników
2. transportu dokumentacji do własnej siedziby
3. właściwego procesu utylizacji.

Takie niszczenie dokumentacji przebiega inaczej niż utylizacja z pomocą biurowej niszczarki. Nie są tu bowiem generowane ścinki, z których teoretycznie można w jakiś sposób odtworzyć informacje. Zaawansowane urządzenie przetwarza dokumenty do postaci, uniemożliwiającej odczyt danych. Usługi docenią więc firmy, które chcą cieszyć się stuprocentową pewnością i bezpieczeństwem. Rzetelne i bezpieczne niszczenie dokumentów oferuje m.in. przedsiębiorstwo Rhenus, zajmujące się także archiwizacją, przechowywaniem i digitalizacją akt.